Các chức năng chính của Access bao gồm nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ người dùng trong quản lý cơ sở dữ liệu. Access cung cấp khả năng tạo và quản lý bảng dữ liệu, giúp tổ chức thông tin một cách có tổ chức và dễ dàng truy xuất. Quản lý mối quan hệ giữa các bảng thông qua các khóa ngoại, Access giúp xây dựng cơ sở dữ liệu phức tạp và liên kết thông tin một cách linh hoạt.
Ngoài ra, Access cũng hỗ trợ việc tạo các biểu đồ và báo cáo, giúp người dùng hiểu rõ hơn về dữ liệu và đưa ra quyết định thông tin. Tính năng truy vấn giúp lọc dữ liệu một cách nhanh chóng, và các biểu mẫu giúp người dùng nhập liệu một cách thuận tiện. Để tìm hiểu chi tiết hơn về các chức năng chính của Access hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung dưới đây nhé!
Microsoft Access là gì?
Microsoft Access (hay MS Access) là một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi Microsoft, sử dụng Microsoft Jet Database Engine. Thường đi kèm với bộ Microsoft Office, phần mềm này được cài đặt rộng rãi trên các máy tính chạy hệ điều hành Windows.
Chức năng chính của MS Access bao gồm việc lưu trữ, chỉnh sửa thông tin và truy xuất dữ liệu thông qua các báo cáo. Khác với Excel chỉ hỗ trợ xem và chỉnh sửa thông tin, MS Access cho phép người dùng xử lý các khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp hơn.
5 Chức năng chính của ACCESS
Dưới đây là 5 chức năng chính của phần mềm Access mà bạn nên biết:
Xây dựng dữ liệu
Khả năng xây dựng dữ liệu trực quan là một trong những chức năng chính mà người dùng không nên bỏ qua trong Access. Công cụ báo cáo tích hợp trong phần mềm này giúp tạo ra bản báo cáo chuyên nghiệp từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Điều này cho phép người dùng theo dõi dữ liệu một cách nhanh chóng thông qua biểu đồ, đồ thị và tóm tắt thông tin.
Tạo liên kết bảng
Sử dụng công cụ quản lý dữ liệu trong Access, người dùng có khả năng tự tạo liên kết bảng thông qua hình thức truy vấn mạnh mẽ. Đây là một chức năng quan trọng của Access giúp người dùng trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng theo các tiêu chí khác nhau. Chức năng này hoạt động dựa trên việc sàng lọc, sắp xếp, và tổng hợp thông tin một cách nhanh chóng.
Tự động hóa quá trình
Một trong những chức năng quan trọng của Access mà người dùng nên tận dụng là khả năng tự động hóa quy trình và thiết kế thông qua ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications. Điều này cho phép người dùng tự động hóa các quy trình mà không cần thực hiện thủ công, mang lại sự tiết kiệm thời gian đáng kể và tăng cường hiệu suất công việc.
Chia sẻ dữ liệu dễ dàng
Chức năng này cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu mà họ xây dựng trên nền tảng này với một hoặc nhiều thành viên khác. Trong quá trình chia sẻ, những người được chia sẻ cũng có quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu tương tự như chủ sở hữu. Để đảm bảo an toàn, người dùng nên cấp quyền một cách cẩn thận cho từng thành viên.
Xuất nhiều định dạng dữ liệu
Cùng với khả năng tổng hợp, phân tích, và thống kê dữ liệu trong Access, người dùng có thể dễ dàng xuất dữ liệu ra nhiều định dạng khác nhau như Excel, CSV, Access, hoặc PDF. Chức năng xuất dữ liệu này của Access giúp người dùng linh hoạt sử dụng thông tin, có thể xuất một hoặc nhiều đối tượng dữ liệu từ các bảng tùy chỉnh mà không cần phải thực hiện bất kỳ định dạng bổ sung nào.
Với những chức năng chính như vậy, Access mang lại khả năng linh hoạt và hiệu quả trong quản lý cơ sở dữ liệu doanh nghiệp. Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cơ bản để sử dụng phần mềm này.
Hướng dẫn cách sử dụng ACCESS đơn giản
Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn các bạn cách sử dụng Access hiệu quả nhé:
Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Mở ứng dụng Access trên thiết bị và chọn File > Sau đó, nhấn vào Mới. Tại đây, người dùng có thể chọn một bảng dữ liệu tùy chỉnh.
Bước 2: Tiến hành đặt tên cho file tương ứng với dữ liệu mà người dùng cập nhật. Để thay đổi tên file, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào file và sau đó chọn “Đổi tên”.
Nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu vào trong phần mềm Access người dùng cần tham khảo các bước thao tác như sau:
Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bao gồm các dạng kiểu mẫu, truy vấn, báo cáo hoặc bảng.
Bước 2: Tạo bảng dưới hình thức nhập nội dung theo từng dạng riêng biệt.
Bước 3: Sử dụng chức năng chính của Access để nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách nhấp chọn tab External Data > sau đó chọn tập tin cần nhập > tiếp theo, chọn địa điểm lưu trữ dữ liệu > và xác định vị trí mới để lưu trữ.
Bước 4: Thêm cột và hình ảnh vào thanh công cụ của phần mềm.
Tạo mối quan hệ giữa các bảng
Có 3 bước để tạo mối quan hệ giữa các bảng như sau:
Bước 1: Chọn từ khóa cần sử dụng, sau đó mỗi bảng sẽ có một mục riêng, và phần mềm sẽ tự động bổ sung ID để tăng số lượng cho mỗi mục.
Bước 2: Click chọn tab, tiếp đến chọn Database Tools > và chọn Relationship.
Bước 3: Di chuyển chuột từ bảng này sang bảng khác để tạo mối quan hệ giữa chúng và nhấp chọn “Enforce Referential Integrity” để thiết lập sự liên kết.
Truy vấn tiêu chuẩn
Bước 1: Chọn Query Design trong công cụ Query > sau đó nhấp vào Create và tiếp theo là chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn.
Bước 2: Nhấn vào The Show Table > di chuyển chuột đến bảng cần truy vấn > sau đó nhấp chọn Close.
Bước 3: Thêm trường mới và nhấp vào cột truy vấn, sau đó chọn Design.
Bước 4: Thêm vào các tiêu chuẩn cần thiết, người dùng cũng có thể thêm vào các tiêu chuẩn khác.
Bước 5: Chọn Design > tiếp đến chọn Run > Ctrl + S để lưu truy vấn.
Tạo và dùng biểu mẫu
Bước 1: Chọn bảng bạn muốn tạo biểu mẫu, sau đó chọn một loại biểu mẫu phù hợp.
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Form trên tab mới, lúc này một biểu mẫu mới sẽ tự động được tạo ra.
Bước 3: Tiến hành di chuyển các hồ sơ để điều hướng biểu mẫu mới.
Tạo báo cáo
Khi sử dụng công cụ này, người dùng cũng có thể tự tạo báo cáo trực quan với các bước như sau:
Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn mà người dùng muốn tạo báo cáo.
Bước 2: Tiến hành nhập tab mới > thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
Bước 3: Thêm trường vào báo cáo > thêm nhóm vào báo cáo.
Bước 4: Thao tác bước cuối cùng để lưu và chia sẻ.
Những lợi ích của ACCESS
Những lợi ích của Access đúng là đa dạng và mang lại nhiều giá trị quan trọng như sau:
- Đầu tiên, khả năng xây dựng dữ liệu trực quan là một trong những điểm mạnh nổi bật của phần mềm này. Các công cụ báo cáo tích hợp giúp tạo ra bản báo cáo chuyên nghiệp từ nhiều bảng khác nhau, cho phép theo dõi dữ liệu thông qua biểu đồ, đồ thị và tóm tắt thông tin một cách nhanh chóng.
- Tiếp theo, khả năng tạo liên kết bảng thông qua truy vấn mạnh mẽ cũng là một chức năng quan trọng của Access. Người dùng có thể trích xuất dữ liệu cụ thể từ nhiều bảng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, tận dụng sàng lọc, sắp xếp và tổng hợp thông tin nhanh chóng.
- Khả năng tự động hóa quy trình và thiết kế thông qua ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications là một điểm mạnh khác, giúp người dùng tự động hóa các quy trình mà không cần thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu quả công việc.
- Cuối cùng, chức năng chia sẻ dữ liệu giúp người dùng chia sẻ dữ liệu xây dựng trên nền tảng này đến nhiều thành viên khác nhau. Việc quản lý quyền truy cập cho từng thành viên giúp đảm bảo an toàn dữ liệu và kiểm soát truy cập một cách chặt chẽ. Với những lợi ích này, Access thực sự là một công cụ quan trọng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu và hỗ trợ hiệu quả cho các doanh nghiệp.
Trên đây là những chức năng chính của Access và hướng dẫn sử dụng phù hợp cho những người mới bắt đầu. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về MS Access, phục vụ mục đích học tập và công việc của bạn. Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị và hiệu quả khi khám phá và sử dụng phần mềm này.
